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Les économies sur les frais de fonctionnement sont un véritable levier de la rentabilité quand on sait que pas moins de 25% du budget du chiffre d’affaires de l’entreprise y sont consacrés. Même en période de croissance, et surtout à ce moment-là, mieux vaut prendre le pli des restrictions budgétaires ! Rien ne serait plus démotivant que d’avoir à faire des efforts en pleine morosité ! Voici donc quelques conseils pour les réduire.

Une analyse approfondie de la situation

Les achats sont le plus souvent éparpillés au sein des services. Il est donc intéressant de les confier au moins à une personne dédiée si vous n’avez pas les moyens d’y consacrer un service.

Sa première tâche sera d’estimer au plus juste les besoins réels, mais surtout d’analyser l’existant. La meilleure méthode est de lister les dépenses indispensables :

• Salaires et primes,

• Entretien des locaux,

• Coûts de production et de sous-traitance,

• Frais de livraison,

• Factures d’électricité et d’eau.

Parmi les dépenses incontournables, certaines peuvent être réduites. Elles demanderont peut-être l’implication des salariés, à vous de les expliquer. La consommation du papier par exemple est un poste énorme, tout comme l’encre. Est-il nécessaire d’imprimer les courriels ?

S’agissant des autres dépenses, il faudra les évaluer si elles sont utiles à l’entreprise. Si une dépense est réalisée pour un support de communication par exemple, elle devra être analysée sous l’angle du retour sur investissement. Éviter l’accès aux fournitures en libre-service permet également de rationaliser leur consommation.

Une centralisation des achats

Une personne ou un service qui centralise les achats a une plus grande visibilité, il arrive en effet de payer deux fois pour le même service ! Elle sera aussi à même de mieux négocier les contrats. Il faudra étudier pour cela la liste des fournisseurs, revoir leurs offres, renégocier au besoin, supprimer ceux qui vous prennent trop de temps.

Lancer des appels d’offres pour les gros achats, type mobilier, ordinateurs ou encore véhicules de fonction, permet d’appréhender le marché. Il suffit parfois de deux ou trois fournisseurs pour comparer.

Une externalisation de vos besoins

Certains postes comme la maintenance et la sécurité informatique requièrent des investissements lourds. Or, ils sont essentiels à la poursuite de votre activité. Que feriez-vous en cas de pertes de vos données privées ? Confier la sauvegarde et la sécurisation de vos données à un centre de données économique à Montréal vous coûtera beaucoup moins cher que l’achat de serveurs et la gestion d’un service dédié.

Ce qui vaut une année ne l’est pas forcément pour la suivante. Il faudra donc recommencer cette procédure régulièrement.