La gestion de projet est une phase de management importante. Elle se concrétise par une analyse, un plan d’action, c’est-à-dire la planification des moyens utiles à la réalisation du projet en lui-même et sa réalisation. Tous les services sont donc concernés : comptabilité, RH, commercial, marketing, logistique… et pourtant, cette étape est souvent négligée par le chef d’entreprise, pressé de passer à sa mise en œuvre. En quoi le plan d’action est-il utile et quelle méthode utiliser ?

L’intérêt du plan d’action

Le plan d’action est un outil de pilotage qui permet d’avoir une vision globale de la réalisation du projet. Il se traduit par un document clair qui servira de tableau de bord au responsable du projet, mais aussi à l’ensemble de ses acteurs. Ainsi, son avancement sera identifiable, les actions évaluées, les problèmes anticipés.

La méthode QQCOQP

La méthode QQCOQP est une méthode d’investigation parfaitement adaptée à la gestion de projet. Il répond aux questions essentielles : qui, quoi, comment, où, quand, pourquoi.

1. Pourquoi ? Cette ligne du tableau de bord rappelle le contexte du projet : un problème de communication, de management, une baisse de la qualité des produits, des attentes clients différentes… Toute problématique se résout par un projet destiné à modifier l’existant. Il convient donc à ce niveau de définir les objectifs à atteindre de manière à donner du sens au plan d’action.

2. Quoi ? C’est le cœur du sujet. À ce niveau d’élaboration, il faut lister toutes les actions, elles seront le fil conducteur de la réalisation du projet. La description de chacune d’entre elles restera sommaire de manière à rester claire.

3. Qui ? Un responsable de projet doit être désigné. Il contrôlera son avancement et sera le référent pour tous les problèmes rencontrés. Il quantifiera également les résultats qu’il confrontera aux objectifs définis.

4. Comment ? Pas de projet sans moyens. S’entourer de l’expertise d’un bureau comptable est incontournable pour déterminer le budget, tout autant que du service RH pour rassembler l’équipe nécessaire. Il faudra définir en effet le rôle de chacun pour éviter les recadrages et la démotivation qui va souvent de pair.

5. Quand ? Les dates de début et de fin de tâches seront planifiées raisonnablement.

6. Où ? Les lieux apparaîtront si nécessaire.

7. Combien ? Des indicateurs de performance détermineront le degré de réussite de chaque action.

La réussite du plan d’action est soumise à une conception en équipe. Elle suppose des délais réalistes et la mise au point d’un tableau de bord comprenant pour chaque action le titre, la description, les acteurs, le budget, les dates, la zone géographique éventuelle et les critères de réussite.