Entre les reçus, les factures, le courrier et les documents importants, la paperasse peut être un contributeur majeur à l'encombrement de votre bureau. Utilisez ces idées astucieuses pour organiser vos documents afin de trouver facilement vos dossiers rangés.

Rassemblez tous vos documents en un seul endroit

La première étape de la mise en place d'un système de classement consiste à regrouper tous vos documents dans le même espace, afin que vous puissiez les trier. Apportez tout à un endroit où vous avez beaucoup d'espace pour vous étaler. Trier des papiers au sol ou sur une grande table peut être efficace. Armez-vous également de dossiers suspendus, ou autre système de rangement de documents, d’étiquettes et d’un crayon ou un marqueur.

Séparez vos documents par catégories

Il est maintenant temps de trier votre paperasse. Chaque document entrera dans l'une de ces catégories : action, archive, recyclage et déchiquetage. Voici ce qu'il faut mettre dans chacune de ces catégories :

Action : ce sont les papiers sur lesquels vous devez agir, puis les jeter. Les documents d'action sont utilisés une seule fois, puis supprimés. Les exemples incluent les invitations, les tickets de stationnement, les rappels de rendez-vous, et les factures.

Archive : cette catégorie comprend les articles auxquels vous devez vous accrocher mais que vous n'avez pas besoin de référencer plus d'une ou deux fois par an. Les exemples sont les déclarations de revenus, les dossiers médicaux, les dossiers académiques, les actes, les baux, les garanties et les contrats.

Recyclage : il s'agit de papiers qui n'entrent dans aucune des catégories ci-dessus et qui ne contiennent aucune information personnelle. Les exemples incluent le courrier indésirable, les journaux, les magazines, et les enveloppes usagées.

Déchiquetage : cette catégorie comprend les documents qui ne relèvent pas des trois premières catégories, mais qui contiennent des informations d'identification personnelle. Les exemples sont les documents liés aux cartes de crédit, les relevés bancaires et les factures.

Organisez vos documents dans des dossiers

Tout d'abord, attaquez-vous à la pile de documents d'archives. Cette pile peut contenir des documents très importants, comme votre passeport ou votre carte de sécurité sociale. Il est donc idéal de mettre ces papiers dans une boîte ignifugée ou un coffre-fort pour les protéger.

Divisez votre pile d'archives en sous-catégories pour une organisation plus efficace, telles que les documents automobiles, d'emploi, financiers, d'assurance, et immobiliers. Utilisez un dossier de fichiers étiqueté pour chacune de vos sous-catégories. Ensuite, placez ces dossiers dans le coffre-fort, la boîte ignifuge ou tout autre endroit où vous prévoyez de les conserver.

Enfin, vous aborderez votre catégorie d'action. Étant donné que ces documents impliquent des éléments qui doivent être traités, il peut être utile de les ranger à l'air libre comme un rappel visuel pour vous-même, plutôt que de les ranger dans un classeur. Un bac de boîte de réception de bureau peut être une bonne option pour ranger les documents d'action, mais vous pouvez également simplement mettre les papiers dans un dossier que vous gardez accessible.

Vous pouvez diviser vos documents d'action en catégories, telles que les factures, les lettres qui nécessitent une réponse, etc. Cependant, il est souvent plus facile de mélanger tous ces documents dans le même dossier et de vous créer une routine de vérification au moins une fois par semaine.